Tổng Công ty Điện lực miền bắc (EVNNPC) đã trở thành đơn vị tiên phong trong ngành điện về việc số hóa các quy trình nghiệp vụ, góp phần minh bạch hóa, nâng cao tính liên kết của các chu trình công việc, giảm thiểu tối đa các khâu trong quy trình đang được làm thủ công và giấy tờ.

Theo Chủ tịch HĐTV EVNNPC, năm 2021, EVNNPC đã ghi dấu ấn thành công trong Chương trình chuyển đổi số, với việc đưa vào vận hành chính thức các chương trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán, kinh doanh và dịch vụ khách hàng.

Từ nay đến cuối năm 2022, EVNNPC sẽ hoàn thành số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ còn lại, với mục tiêu đến cuối năm 2022 cơ bản trở thành doanh nghiệp số.

Trong bối cảnh đó, cùng với Tập đoàn Điện lực Việt Nam, EVNNPC cũng không ngoại lệ. EVNNPC xác định rõ, chỉ có chuyển đổi số là chìa khóa giải quyết cho bài toán nâng cao năng suất lao động, năng lực quản trị doanh nghiệp, bắt kịp xu thế trong thời đại 4.0. 

Ngay từ năm 2019, xuất phát từ thực tiễn quản trị doanh nghiệp, EVNNPC đã nhanh chóng nhập cuộc lộ trình chuyển đổi số. Trong đó, tổng công ty xác định việc số hóa quy trình sẽ tạo nên một hệ thống quản trị mà ở đó, tất cả các bước đều được thực hiện trên môi trường số. Đây cũng là bước quan trọng, đóng vai trò quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số. 

Được khởi động từ năm 2019 và chính thức đi vào vận hành từ ngày 1.10.2021, vượt qua nhiều khó khăn, thử thách, lĩnh vực tài chính - kế toán đã được EVNNPC số hóa đồng bộ, toàn diện với 6 quy trình nghiệp vụ: Quy trình cấp phát, giải ngân, thanh xử lý, mua sắm, thanh toán điện mua ngoài, thẩm tra quyết toán.

Tổng công ty đã chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, bắt đầu từ khâu hợp đồng qua giai đoạn hoàn thành, nghiệm thu và kết thúc ở khâu thanh, quyết toán. Tất cả hồ sơ được các cá nhân tham gia quy trình cập nhật, kiểm soát và ký số nội bộ trên phần mềm.

Đồng thời chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tài chính kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm để áp dụng thống nhất trong toàn tổng công ty; khai thác dữ liệu trên phần mềm để lập các báo cáo quản trị phục vụ công tác điều hành của Ban lãnh đạo.

Tất cả các quy trình này đều được tích hợp tối đa với phần mềm dùng chung HRMS, ERP, CMIS, IMIS… tạo sự thống nhất trong toàn tổng công ty và các đơn vị thành viên, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ.

Số hóa cũng góp phần kiểm soát được tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp hồ sơ dữ liệu đầu vào; các chứng từ kế toán được lưu giữ trên một phần mềm tự động tích hợp với từng hệ thống quản trị nội bộ cũng dễ dàng truy xuất, tìm kiếm. 

Đặc biệt, việc số hóa đã giúp các quá trình thực hiện từ tạo yêu cầu đến phê duyệt từ các cấp lãnh đạo nhanh hơn, chính xác hơn, giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ, qua đó nâng cao năng suất lao động của các bộ phận.

Điển hình, với quy trình giải ngân, trước đây để hoàn thành một bộ hồ sơ giải ngân từ đơn vị đến Tổng công ty thường mất từ 10 - 14 ngày thì hiện sau khi số hóa rút ngắn xuống từ 6 - 7 ngày. 

Đó là chưa kể, việc số hóa quy trình còn tiết kiệm được chi phí in ấn tài liệu, chi phí đi lại giữa đơn vị với tổng công ty, nhất là các đơn vị ở xa trụ sở tổng công ty…