1. Nhân viên giao nhận hàng là ai?

Nhân viên giao nhận hàng hóa là người trực tiếp nhận hàng hóa, nhập các tài liệu đính kèm khi cần thiết và vận chuyển hàng hóa, vật phẩm từ nơi gửi hàng đến tay người nhận. Tưởng chừng công việc đơn giản nhưng thực tế có rất nhiều yếu tố cần quan tâm khi bạn thực sự bắt đầu với công việc. 

Giờ làm việc của nhân viên giao nhận hàng hóa thường được chia ca và tùy thuộc vào số lượng đơn đặt hàng, có lúc phải làm việc ngoài trời trong 10 giờ liên tục. Dù trời mưa hay nắng, công việc của họ vẫn phải di chuyển liên tục mọi lúc, mọi nơi để giao hàng đúng tiến độ.

2. Mô tả công việc nhân viên giao nhận hàng

2.1 Tiếp nhận hàng hóa

Công việc đầu tiên của người vận chuyển là nhận hàng từ người gửi. Hầu hết những người vận chuyển hàng hóa đều làm việc cho các công ty chuyên vận chuyển nên tất cả hàng hóa mà họ nhận được đều có mặt tại các điểm giao dịch hoặc các kho riêng lẻ của công ty tại một khu vực cố định.

Trong thời đại công nghệ ngày này, việc giao hàng đã trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều. Khách hàng sẽ đặt hàng thông qua ứng dụng theo danh sách được cập nhật trên hệ thống và chủ hàng sẽ nhận được chính xác số lượng sản phẩm đã đặt tương ứng với từng địa điểm cụ thể.

Khi nhận hàng, bạn cần xác nhận đúng mã hàng và số lượng cho từng khách hàng để tránh trường hợp giao hàng nhầm lẫn, bỏ sót. Điều này được xem là một sai sót nghiêm trọng.

2.2 Kiểm tra hàng hóa

Sau khi nhận hàng từ người gửi, nhiệm vụ chính của nhân viên giao nhận là kiểm tra số lượng đơn hàng đã nhận và xem xét tình trạng hàng hóa. Khi tiến hành kiểm tra, bạn cần để ý:

● Sản phẩm có bị hư hỏng hay bao bì đóng gói chưa chặt?

● Số lượng hàng hóa đã nhận có đủ không?

● Các tài liệu, hồ sơ đi kèm đã đầy đủ hay chưa?

2.3 Ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa

Nhiệm vụ quan trọng của nhân viên giao nhận là điền đầy đủ các thông tin về đơn hàng đã nhận. Điều này giúp họ quản lý số lượng, tình trạng hàng hóa và giữ cho chúng không bị thất lạc. Các thông tin bao gồm số lượng, loại sản phẩm, địa điểm nhận hàng, địa điểm giao hàng và ngày giao hàng,..

2.4 Lưu trữ, vận chuyển hàng hóa

Công việc, nhiệm vụ tiếp theo của các nhân viên giao nhận là lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Đây là giai đoạn di chuyển của các nhân viên giao nhận bằng cách sử dụng các phương tiện giao thông như xe máy, ô tô,... Vì vậy, bạn phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Cụ thể, nhân viên giao nhận sẽ nhận trách nhiệm vận chuyển các đơn hàng đến đúng địa chỉ của người nhận sau đó nhận tiền thanh toán. Trong trường hợp khách hàng chưa nhận được hàng vì một vài lý do nào đó thì bên vận chuyển - chính xác là các nhân viên giao nhận sẽ có trách nhiệm chở hàng về kho và thực hiện quá trình lưu kho cho các ca sau.

2.5 Giao hàng cho người nhận

Sau khi xác nhận đúng số lượng hàng hóa cần vận chuyển, nhiệm vụ của nhân viên giao nhận hàng là di chuyển đến địa điểm khách hàng yêu cầu. Đầu tiên nhân viên phải gọi điện cho khách hàng trước khi giao hàng. Nếu khách hàng báo có mặt và có thể nhận hàng thì bạn sẽ di chuyển đến địa điểm đó.

Ngoài ra, nếu bạn không thể thực hiện cuộc gọi hoặc nếu khách hàng yêu cầu thay đổi ngày, giờ nhận hàng thì hãy bỏ qua đơn hàng đó và giao hàng cho khách hàng tiếp theo.

2.6 Thông tin lại cho các bộ phận liên quan

Đối với các công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, nhân viên giao hàng phải tuân theo quy trình mà công ty định sẵn để đảm bảo quản lý công việc một cách tối ưu. Do đó, khi đơn hàng đến tay người nhận, mỗi nhân viên chuyển phát có nhiệm vụ nhấn xác nhận giao hàng trong ứng dụng hệ thống của công ty hoặc báo cáo tình trạng của từng đơn hàng đã giao cho bộ phận liên quan.

Ngoài ra, người vận chuyển hàng hóa phải tự chịu trách nhiệm về đơn hàng từ khi nhận hàng đến khi giao hàng cho người nhận. Nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc mất mát, bên vận chuyển sẽ chịu trách nhiệm bồi thường (trừ trường hợp bất khả kháng). Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của sếp, nhân viên giao hàng còn có thể đảm nhận các công việc khác như sắp xếp sản phẩm, khuân vác, làm giấy tờ,...

2.7 Lập sổ giao nhận

Nhiệm vụ cuối ngày của nhân viên vận chuyển hàng hóa là xác nhận các khoản thu đã nhận từ khách hàng và cập nhật vào sổ giao hàng, bao gồm các thông tin về sản phẩm như ngày giao hàng, loại sản phẩm, địa điểm nhận hàng, thời gian giao hàng, chữ ký,.. Điều này sẽ hỗ trợ bạn tự đánh giá xem công việc đã hoàn thành chưa và cấp trên có thể sử dụng dữ liệu này để đánh giá hiệu quả công việc của bạn.

3. Trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên giao nhận hàng

3.1 Trách nhiệm

● Trách nhiệm chính của người giao nhận hàng hóa là nhận hàng và danh sách giao hàng từ nhân viên kho hàng/điều phối viên kho hàng. Sau đó chuẩn bị hàng hóa để giao và đóng gói hàng hóa trước khi giao.

● Giao hàng theo lộ trình có sẵn, hỗ trợ tài xế quản lý hàng hóa trên xe; vào cuối ngày sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa với nhân viên bán hàng.

● Báo cáo các vấn đề tồn đọng trong quá trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.

● Kiểm tra hàng hóa, chứng từ, số lượng, địa điểm giao/nhận, thời gian, người nhận, ghi sau đó ký xác nhận vào sổ giao nhận.

● Liên hệ với người bán ngay sau khi giao hàng hoàn tất hoặc nếu có vấn đề với đơn hàng.

3.2 Quyền hạn

● Từ chối giao hàng hóa hoặc tài liệu không phù hợp với quy định của công ty.

● Đề xuất nhiều phương pháp và cách thức làm việc khác nhau để cải thiện hiệu quả công việc.

● Đôi lúc bạn sẽ phải ứng tiền hàng trước (nếu người gửi yêu cầu).

● Nhân viên giao hàng luôn phải kiểm tra kỹ hàng trước khi giao.

● Điều chỉnh thời gian giao hàng cho từng đơn hàng sao cho hợp lý.

(Còn tiếp)